Una mudanza de una oficina difiere un poco de la mudanza de una casa por el tipo de muebles, accesorios y documentos, pero en esencia, es casi casi lo mismo.
Cambiar la oficina de lugar puede suponer muchas ventajas, como ahorro en el alquiler o facilidad para que los empleados y los clientes lleguen al lugar, lo cual puede potenciar tu negocio, así que que la tarea de mudarse no te parezca un obstáculo, porque puede ser organizada y relativamente fácil si lo planeas todo bien y si contratas a una empresa de mudanzas profesional como transportes y mudanzas Josval. Veamos, entonces, estos consejos para organizar una mudanza de oficina.
PLANIFICA TODO: PRESUPUESTO, CALENDARIO, FECHAS…
La planificación es básica para que una mudanza sea un éxito y es algo que hay que hacer con la mayor antelación posible. Lo primero es realizar un calendario para saber los plazos en los que hay que realizar determinada tarea y que cada uno de tus empleados sepa qué tiene que hacer y cuándo.
También necesitas un tiempo para pedir varios presupuesto a varias empresas de transporte y quedarte con el que mejor te convenga. Piensa si necesitas algún día de guardamuebles, si necesitas que desmonten y monten los muebles, etc.
Del mismo modo, es indispensable tener fijado el día o los días en los que se va a hacer la mudanza, ya que es posible que parte de tus empleados tengan que participar en ella y descuidar, en parte, su trabajo, por lo que hay que planificarlo todo.
HAZ UN INVENTARIO
Dentro de la parte de planificación, es buena idea realizar un inventario para saber todo lo que hay en la oficina y que no se pierda nada. Estamos hablando de pantallas de ordenador, CPU, teclados, ratones, archivadores, estanterías, sillas, libros, material de oficina… Si tenéis informes en papel que sean confidenciales, hay que prestarles especial intención y asegurar su traslado de forma secreta.
DALE A CADA EMPLEADO UNA TAREA
Si decides que los empleados van a verse envueltos en la mudanza, dale una tarea a cada uno de ellos. Puede uno ocuparse de toda la documentación, así como otro de todo el aparataje informático. Si no, puedes encargarle a cada uno que meta en cajas todo lo que hay en su puesto de trabajo y lo etiquete bien a fin de poder recrear su puesto de trabajo perfectamente en la nueva oficina.
COMUNÍCASELO A TUS CLIENTES Y PROVEEDORES
Es también vital que comuniques a tus proveedores y clientes los días que vais a estar con la oficina de mudanzas para que no acudan a la antigua oficina a entregar mercancías o que los clientes que acuden habitualmente, por ejemplo si se trata de una consultoría o un despacho de abogados, sepan que va a haber un par de días en los que no podrán ser atendidos. Basta con enviar un e-mail o avisar por las redes sociales, así, de paso, mejorarás su fidelización.
APROVECHA PARA TIRAR
Al igual que ocurre en las casas, una mudanza de una oficina es una ocasión perfecta para tirar cosas viejas o cosas que ya no sirven, como teléfonos, escáneres, fotocopiadoras, impresoras u ordenadores antiguos que ya no funcionan, documentos obsoletos, sillas de oficina que nadie usa… Puedes pedir a alguno de tus empleados que acuda al punto limpio a tirar todo esto o bien solicitar la recogida al ayuntamiento de tu localidad.
Esperamos que estos consejos te ayuden a realizar la mudanza de tu oficina de la mejor manera posible y que no dudes en contactar con Mudanzas Josval si, por casualidad, tu oficina se encuentra en Valladolid.