Tener una oficina organizada te ayudará a trabajar de una manera más eficiente y, además, podrás cumplir con todas tus tareas de manera sencilla, ya que tendrás todo al alcance de tu mano.
No importa si realizas una labor técnica o creativa, necesitas tener una oficina que sea organizada para que puedas trabajar bajo las condiciones adecuadas y así verás que logras una mejor capacidad de gestión.
Establece áreas de trabajo
Lo primero que debes hacer para tener una oficina bien organizada es dividir las áreas de trabajo para así determinar las actividades que se realizarán en cada lugar.
En este sentido debes establecer un área de trabajo principal, que puede ser el escritorio, un área secundaria de trabajo que puede ser una mesa amplia donde puedas desplegar los documentos o hacer reuniones y un área de referencia, que es donde estará archivado y organizado todo el material de la oficina.
De esta manera vas a poder trabajar con mayor comodidad y cada persona de la oficina tendrá su espacio para hacer las tareas que son necesarias sin necesidad de entorpecer el trabajo de los demás. Así, cada persona sabrá localizar el documento o el material que necesita rápidamente si está ordenado en un determinado lugar.
Utiliza organizadores y archivadores
En una oficina muchas veces carecemos de orden porque no sabemos cómo aprovechar todo el espacio del que disponemos y terminamos teniendo todo sobre el escritorio, lo cual acaba siendo un poco caótico y poco eficiente.
Aprovecha los cajones de tu escritorio y guarda allí algunos de los materiales que utilizas más frecuentemente, como blocs, clips, cuadernos, sobres, sellos, chinchetas, etc. Utiliza organizadores de cajón para que todo esté de fácil alcance.
Los archivos físicos, los estantes, las carpetas clasificadoras y cualquier otro material que te sirva para mantener en orden los documentos son necesarios, además que así sabrás perfectamente donde encontrar cada cosa.
Organiza tu escritorio
Cada escritorio debe estar bien organizado para que cada persona pueda trabajar de manera óptima, así que para esto se hace necesario utilizar portalápices, bandejas, carpetas, y otros que te ayuden a tener todos tus documentos y materiales de manera que los tengas a la mano y, de esta manera,podrás saber en qué lugar se encuentra cada cosa.
También puedes utilizar etiquetadoras como una buena opción para identificar todo lo que tienes en tu escritorio y en los estantes cercanos.
Utiliza uno de los cajones de tu escritorio para guardar tus objetos personales, así podrás encontrar todo lo fundamental muy rápidamente.
Instaura un día de limpieza
Cada cierto tiempo es fundamental deshacerse de todo lo que no es realmente necesario para que puedas vaciar los espacios y puedas optimizar el área de trabajo.
Debes deshacerte de los artículos y materiales que ya no utilizas con frecuencia. Además, este día de limpieza también servirá para determinar si hay algo que debes reparar o si directamente debes echarlo a la papelera.
Cuando acumulas una serie de equipos, documentos y materiales que ya no necesitas, entonces tu oficina se convierte en un desorden y, por consiguiente, tendrá mal aspecto y no será agradable trabajar allí.
Esperamos que estos consejos te sirvan para mejorar el aspecto, la organización y la eficiencia de tu oficina para que tanto tú, como tus trabajadores, puedan realizar sus tareas de forma cómoda y productiva.